Para escolasEventos
Calendário de eventos da escola: como planejar e lembrar as famílias
Como montar o calendário de eventos da educação infantil, divulgar com antecedência, confirmar presença e lembrar as famílias na hora certa.
Festa junina, reunião de pais, passeio, Dia da Família, mostra de trabalhos, formatura. O ano da educação infantil é cheio de eventos, e cada um deles depende de as famílias saberem, se organizarem e lembrarem. Quando a comunicação falha, a escola ouve: "ninguém avisou", mesmo tendo avisado.
Monte o calendário do ano
Planeje no início do ano
Reúna a equipe e defina as datas principais do ano: reuniões, festas, recessos, mostras e eventos tradicionais da escola. Mesmo que algumas datas mudem, ter a visão geral ajuda as famílias a se programarem.
Divulgue o calendário anual
Entregue o calendário na primeira reunião e deixe-o sempre disponível num lugar fácil de achar. Famílias que precisam pedir folga no trabalho agradecem.
Respeite as rotinas das famílias
Sempre que possível, prefira horários que permitam a participação de quem trabalha, como sábados de manhã ou o começo da noite. Uma enquete pode ajudar a escolher: veja Enquetes com as famílias.
A régua de comunicação de cada evento
Para cada evento, uma sequência simples de mensagens funciona muito bem:
| Quando | O quê |
|---|---|
| 3 a 4 semanas antes | Convite com data, horário, local e o que esperar |
| 1 a 2 semanas antes | Pedidos específicos: roupa, prato, material, confirmação |
| No prazo de confirmação | Lembrete para quem ainda não confirmou |
| Na véspera | Lembrete curto com horário e o que trazer |
| Depois | Fotos e agradecimento, também para quem não pôde ir |
O que todo convite precisa ter
- Nome do evento e data com dia da semana.
- Horário de início e de fim.
- Local, com endereço se for fora da escola.
- O que a família precisa fazer: confirmar, trazer algo, vestir a criança de um jeito.
- Prazo para confirmação ou para entregar o que foi pedido.
Veja como escrever bem em Como escrever um comunicado escolar que as famílias leem.
Confirmação de presença
Saber quantas pessoas vêm ajuda a planejar comida, cadeiras, espaço e equipe. Mas confirmar presença por mensagem num grupo vira uma lista confusa de "eu vou", "nós dois", "vou com a avó". O ideal é que a confirmação seja simples para a família e organizada para a escola.
Eventos com custo
Quando o evento tem algum custo para as famílias, como fantasia, prato ou contribuição, avise com bastante antecedência e seja transparente sobre os valores. Ofereça alternativas, para que nenhuma criança deixe de participar por questões financeiras.
Depois do evento
Muitas famílias não conseguem ir a todos os eventos. Compartilhar fotos e um pequeno relato depois faz quem não foi se sentir incluído. E agradecer a quem ajudou incentiva a participação na próxima vez.
Organizando tudo num lugar só
O desafio do calendário é que ele vive espalhado: o anual numa folha, o convite no grupo, o lembrete em outra mensagem, as fotos em outra. Na Redinha, cada evento é um post no mural com data, local, prazo e confirmação de presença num toque. A agenda da semana fica sempre à mão e o lembrete chega como notificação no celular. Depois, as fotos do evento ficam no mural da turma, só para as famílias da turma.
Para um exemplo completo, veja nosso checklist da festa junina.
Achou útil? Mande para quem precisa ler.
